El código de barras es especialmente relevante en entornos con alta rotación. O en aquellos en los que se trabaja con muchas referencias. También en ámbitos donde la precisión sea clave. Es decir, en los que hay que garantizar un nivel mínimo de errores en la identificación o distribución de mercancías.

Los códigos de barras se leen con un escáner óptico. Y, por regla general, se aplica la simbología del code 128 -que es la de EAN- sin dígito de control. Los códigos de barras permiten capturar datos con sencillez y precisión. Y proporcionan la eficiencia que demanda la cadena de suministro porque permite la entrada de datos rápida y exacta.

Datos que entran directamente en los sistemas de gestión -ERP- automatizando el flujo de información en los procesos del área comercial. Ya solo en esta definición, el código de barras presenta dos de sus grandes fortalezas:

El código de barras es una tecnología que se ha mantenido en el tiempo –apareció en 1952 en EEUU– mostrando siempre una gran versatilidad. Es muy fácil de implementar porque solo requiere sistemas básicos de escaneo e impresión. Su uso, además, es también muy sencillo. Es un método de control rápido, preciso y eficiente.

Algunos de los principales beneficios de la tecnología del código de barras las resumimos en los siguientes puntos:

El registro y la transmisión de los datos es rápido y preciso y el coste es tremendamente competitivo. Pero, además, es un sistema que permite el reconocimiento de los artículos en cualquier lugar del planeta. Por lo que, además de garantizar la seguridad y la precisión, facilita la comunicación entre proveedores, distribuidores y clientes, estén donde estén.

Esta tecnología de código de barras facilita el control del inventario al proporcionar información precisa y rápida sobre la mercancía almacenada. Escaneando el código de barras se registra la entrada y salida del almacén de cualquier artículo. Esto supone, además, un importante ahorro de tiempo y, en consecuencia, la optimización de los costes. Además de una mejora sustancial del servicio que se presta en toda la cadena de valor.

Al proporcionar más velocidad y mayor precisión, el funcionamiento del almacén mejora su eficacia y su eficiencia. Los procesos son más ágiles y seguros. No es necesario que un operario recorra el almacén para buscar una referencia y anotarla a mano. Con una PDA o un lector se pueden registrar más rápido todas las referencias. Con la seguridad de que la información que se obtenga será la correcta. Y, fluirá, además, a través del sistema de gestión a todas las áreas del negocio.

El código de barras permite identificar todos los artículos del almacén. También todas las ubicaciones.  De forma que, la preparación de los pedidos o la reubicación de mercancía es, igualmente, mucho más sencilla y eficiente.

La tecnología del código de barras permite automatizar los procesos con PDA o lectores para escanear los códigos.  La información entra directamente y, en tiempo real, en el ERP. Y esto facilita el control global del negocio. Y la toma de decisiones, también, en tiempo real.

La tecnología de código de barras es la primera etapa en los niveles de mecanización de un almacén. En muchos, quizá también sea la única forma de automatizar algunos de sus procesos críticos. Especialmente si hablamos de almacenes en los que se almacena o se “mueven” pocas referencias. En este caso, lo que hacen los pequeños almacenes es establecer un punto de control fijo. Es un punto de control, con un ordenador y un escáner. De forma que, todo lo que entra o sale del almacén se hace por lectura de código de barras.

Pero, el código de barras no aplica únicamente a la entrada o salida de mercancías. O a la optimización de las ubicaciones dentro del almacén. La tecnología de código de barras facilita el control de inventarios, y los procesos de regularización de existencias. De esta manera, cualquier organización podrá reducir su nivel de existencias y, con ello, minimizar los costes asociados al stock. También el riesgo que implica para su salud financiera, en términos de liquidez o tesorería.

Superada la primera etapa, aquellos almacenes que busquen una evolución en su mecanización, apostarán por la movilidad. Es decir, eliminar el punto fijo estático al que acercar la mercancía. Y hacer que sea el propio operador del almacén el que se desplace con un dispositivo móvil tipo PDA, smartphone o Tablet. De tal forma que pueda llevar a cabo diferentes procesos propios del almacén mediante la lectura del código de barras. Eso sí, ya con la libertad suficiente como para poder hacerlo en movimiento. 

La gestión del inventario es la verdadera “salvia” del almacén. Inventariar e informar al ERP de la mercancía que realmente hay en stock es uno de los procesos más estratégicos dentro del almacén. Por lo que, veo prácticamente imposible la gestión manual del inventario.  Bueno, aclaro, la gestión óptima del almacén.

Imagínate a una persona recorriendo el almacén con un listado con la relación de artículos que “teóricamente” se guardan en el almacén. Listado que compara con otro -hecho a mano- de la cantidad de mercancía “real” de cada artículo. Bueno, de cada artículo y de la información relevante asociada a cada uno de ellos: lotes y caducidades, por ejemplo. Con esta información -insisto, anotada a mano- va al software e introduce, también manualmente, los datos. De forma que pueda hacer la regularización correspondiente. No lo veo.

Si este proceso se hace con tecnología de identificación basada en el código de barras, lo simplificamos. Y, por supuesto, le dotamos de mayor precisión. El proceso sería algo así como: un operario circulando por el almacén con un dispositivo móvil cono el que lee el código de barras de todos los artículos que encuentra. Esta lectura captura o puede potencialmente capturar el código de barras y la información relativa, por seguir con el ejemplo anterior, a la caducidad del artículo.  Una vez hecha la captura de datos, con un solo botón, el sistema sincroniza, automáticamente la información obtenida con la registrada en el software. Es decir, regulariza la información teórica con la que el operario acaba de capturar vía código de barras.

Inventariar implica contabilizar todo lo que hay en el almacén. Y las características clave de los artículos almacenados.  Es decir, su peso, las unidades que hay, el tamaño o las dimensiones, la ubicación, si se trata de productos perecederos o no, su lote y su fecha de caducidad, etc. Hacer una gestión óptima ayuda a optimizar los costes asociados al almacén. También evita que se produzcan pérdidas o que se deterioren los artículos almacenados. O, incluso, que se devalúen. Una gestión eficiente del almacén ayudará a equilibrar el stock con la demanda. Y, evitará el riesgo que implica tener un almacén repleto de referencias o quedarse corto con el stock.

Utilizar la tecnología de código de barras para inventariar proporciona el dato preciso. Y almacenar ese dato en el ERP y ponerlo a disposición de las áreas de negocio que lo necesiten, mejorará los procesos y ayudará a la toma de decisiones. Échale un vistazo al artículo ERP para gestionar el almacén: la clave está en el dato. Por supuesto, también permitirá analizar y establecer mecanismos de control más eficaces; comprobar los niveles de stock en tiempo real y generar automáticamente nuevos pedidos o reposiciones; ayudará a identificar posibles “picos” o “valles” en la demanda y, por tanto, ajustar los pedidos conforme a una previsión realista, basada en datos históricos, estadísticas e informes de ejercicios anteriores, etc.

Nuestra propuesta contempla la mecanización de los procesos de recepción de mercancía con multi-ubicación de artículos, localización en almacén y salida de almacén. Además, añade funciones complementarias como la reubicación, inventario e informe de discrepancias para una mayor optimización. Nuestro software proporciona capacidad extra para analizar los inventarios totales y obtener una visión clara del stock disponible.