Qué es un inventario: la importancia de contar con uno en tu empresa

Una buena gestión de los recursos implica tener contabilizados todos tus bienes, conocer qué es un inventario puede ser el punto clave para eso. 

El inventario cumple un rol fundamental en los activos, de modo que identificar para qué sirve y saber cómo hacerlo, hará la diferencia en tu organización y finanzas. Te explicamos el concepto de inventario, sus características y ejemplos para que puedas empezar a crear tus propios registros. 

Un inventario es una herramienta que te permite llevar un control sobre los bienes y recursos que forman parte del patrimonio de tu empresa. De hecho, como decíamos al comienzo, es considerado en contabilidad como un activo. 

La definición de inventario más general es la de un documento que enlista la mercancía de un negocio y contabiliza las operaciones por las cuales va pasando. Por ejemplo, permite conocer las compras y ventas, identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. 

Vemos qué es un inventario con una imagen de un almacén con objetos que deben ser inventariados. 

Conocer qué es un inventario es un punto fundamental en la gestión de recursos.

Sin embargo, y como hemos mencionado en otros artículos, existen diferentes tipos de inventario que pueden registrar y contabilizar activos como propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc. Por lo tanto, aunque no vendas mercancías, un inventario puede serte útil para tener en observación tus equipos de trabajo, cuentas y propiedades. 

Es importante contar con un inventario de cualquier tipo porque te permite conocer la fluctuación de los artículos que tienes en tu empresa. Por fluctuación nos referimos a los cambios que va atravesando ese activo a través del tiempo, lo que a su vez influye en las decisiones que tomarás acerca de proveedores y compras futuras. Además, garantiza que tengas un ojo puesto en los gastos innecesarios y los excesos o faltas de mercadería. 

Si bien ya mencionamos que hay diferentes tipos de inventario, todos ellos comparten, en términos generales, características o elementos esenciales. A continuación mencionamos y describimos algunos de ellos para que sepas mejor cómo identificar qué es un inventario. 

Al colocarles nombre, puedes identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. 

Es una práctica básica, pero no está de más recomendarla para facilitar el proceso de ventas y otras actividades con fines comerciales. 

Los códigos SKU son como un segundo nombre, pero están diseñados para mejor control interno en la cadena de producción o de suministro. 

SKU significa “código de referencia” (stock keeping unit, por sus siglas en inglés) y, como lo indica su nombre, es un número (usualmente de ocho dígitos alfanuméricos) resulta más sencillo de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios. Además, reducen el riesgo de errores.

El precio es uno de los datos más importantes cuando hablamos de un control de mercaderías, especialmente en lo que respecta a llevar una contabilidad ordenada. En este sentido, también existen los métodos de valuación de inventarios, que permiten valorar el producto, monitorear la cantidad de existencias, el precio de costo y el precio de venta.

En cualquier momento, pero sobre todo en fechas especiales o festivas, contar con el precio actualizado te evitará pérdidas de dinero o errores de incumplimiento de precio.

El costo es el elemento que ayuda a fijar el precio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo en las empresas. Por ejemplo, en el caso de las amortizaciones, es fundamental conocer el costo del equipo para saber cuánto se va a desgastar y en cuánto tiempo. 

Si bien no es tan importante, las descripciones de producto ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares. Puede ser útil también en el caso de productos similares. 

Quien realiza un inventario de los activos de una empresa debe tener en cuenta ciertas características como colocarles nombre, código, registrar sus entradas y salidas, entre otras.

Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. 

Si tienes la posibilidad de contar con un inventario automatizado, te ahorras el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información.

El estado o estatus brinda información especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que tenga en depósito. Por ejemplo, para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida. Mientras que para un inventario de mobiliario de operación, la disponibilidad de una máquina para asignar a un colaborador.

Si bien son cada vez menos comunes los inventarios manuales, aún existen en algunas empresas tradicionales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real. De hecho, incluso los inventarios de Excel pueden automatizarse.

Sin embargo, los tiempos de revisión y recopilación de la información pueden personalizarse. Aquí puedes realizar una predicción (también conocido como forecast) de vida del inventario. Otra forma es hacerlo de manera permanente, según las necesidades de la empresa y sus actividades diarias.