Para hablar de estrategia, tenemos que empezar por definir el significado, en especial en la industria de tecnologías de la información. Para algunos, estrategia es la forma en cómo se enfrentan las diferentes situaciones del día a día; para otros, un plan que indica de forma detallada cómo lograr determinados objetivos; y para muchos, es únicamente una palabra rimbombante con que impresionar a la gente.

Pocas personas están de acuerdo en lo que es una estrategia, muy pocas saben cómo determinarla y casi nadie sabe crear una, sea lo que sea que la palabra signifique.

Cuando empecé a trabajar como consultor de sistemas de Información Empresarial, una de las primeras cosas que hice fue investigar las formas de trabajo de los principales fabricantes de software ERP. En sitios web, presentaciones, metodologías y muchos otros lugares estaba presente la palabra estrategia. Sin embargo, era evidente que no había una definición única, coherente y congruente de la palabra.

En mi búsqueda de una definición para la palabra en cuestión, encontré los libros del profesor Malcolm McDonald quien define que

“desde la perspectiva del cliente, estrategia es hacer las cosas correctas mientras que la táctica consiste en hacer las cosas bien (…), si una empresa hace bien las cosas correctas, seguramente prosperará”

Por otro lado, Michel Robert define la fuerza motriz estratégica como el componente único de cada empresa que constituye la pieza clave de las decisiones que se toman de cara al futuro de sus productos y clientes. Cada empresa tiene una única fuerza motriz que nunca cambia o en raras ocasiones. Si uno se interpone en el camino de esa fuerza, puede dañar a la empresa. Pero si uno la mejora, logrará que la empresa prospere.

Finalmente, el profesor Michael Porter afirma que la diferenciación es la esencia de la estrategia.

Fueron estas tres ideas principalmente las que me ayudaron a definirla como

“la esencia de una organización; la característica única que determina la forma en como una empresa logra prosperar”

En otras palabras, es aquella característica que diferencia a una empresa y la hace destacar entre las demás para atraer y mantener clientes. Es aquella característica única y especial que ha guiado el camino de la empresa hasta este momento, y que la impulsa hacia el futuro. Es aquel componente fundamental que si se daña destruirá a la empresa pero que si se mantiene logrará hacer que la empresa prospere.

Una vez definido el concepto, se empieza a apreciar que debe ser la fuerza motriz estratégica la que debe guiar todas las inversiones que realice en su empresa, especialmente en el área de sistemas de información. Estos sistemas deben ayudar a mejorar la diferenciación de la empresa, y por lo tanto su competitividad.

Es común que a la hora de seleccionar un sistema de información empresarial, se tome como criterio principal el sistema que usa la competencia. Las empresas que prosperan es porque son diferentes y también su sistema debe ser diferente. Sin diferenciación no hay clientes.

De todos los proyectos de mejora que puede realizar en su empresa; la implementación de un Sistema de Información Empresarial (ERP) es, probablemente, el proyecto de mayor alcance y el que mayor impacto tendrá sobre su negocio. Si lo hace de forma correcta, su empresa ganará un valor estratégico enorme. Hacerlo de forma incorrecta puede llegar a dejarlo fuera del negocio.

La esencia estratégica de su empresa debe estar ampliamente documentada y debe comunicarse y difundirse a todo su personal. Cada persona debe conocer cual la esencia, la diferencia de su empresa y cómo afecta su papel.

Al principio bastará con poner carteles, pancarta, una placa en la pared frente de su mesa. O hablar constantemente de la estrategia en las reuniones y juntas de negocio hasta que todo su personal la conozca y la comprenda. Eso le ayudará a mejorar la competitividad, eficacia y rentabilidad de su empresa.

Llegará un momento en que la mejor forma de comunicarla será a través de cada listado y cada clasificación de datos en su sistema de información empresarial.

Una empresa se dedica a la fabricación y distribución de grandes volúmenes de cajas de cartón. La estrategia de la empresa es trabajar con productos únicos a la medida de las necesidades de sus clientes. En consecuencia, su equipo de ventas está conformado por personal altamente especializado que realiza un análisis específico para las necesidades de sus clientes y crean una receta única para cada uno.

Esta forma de trabajo afecta principalmente al proceso de fabricación, ya que la empresa no puede permitirse mantener en una línea de producción fabricando el mismo producto durante más de un día. La producción se debe programar con base en cada una de las órdenes de venta individuales. Como un valor añadido, la empresa ofrece tiempos de entrega de un par de días después de recibir el pedido de venta.

También, a la mayoría de los clientes se les otorga un crédito. Debido a esto, es importante que antes de aceptar el pedido, se pueda validar que la cuenta del cliente se encuentra en buen estado. De otra forma, se corre el riesgo de que la empresa se quede con varias toneladas de productos especializados imposibles de vender.

Esta estrategia poco común para un negocio de este tipo requiere una funcionalidad específica desde el momento de ingresar los pedidos de ventas, programar las órdenes de producción, realizar las órdenes de compra, etc. Antes de empezar a trabajar con ellos, utilizaban un sistema administrativo de alto renombre pero que no había podido reconocer este requisito fundamental.

Después de algunos años de usar este sistema, la empresa había tenido que hacer el desarrollo in house de un sistema adicional para hacer el seguimiento de la producción. Sin embargo, este sistema proporcionaba una solución efectiva ni ofrecían ninguna clase de apoyo a las decisiones. Para el personal de producción era imposible realizar ningún tipo de planeación y todo el tiempo trabajaban con pedidos urgentes.

El ejemplo anterior pone de manifiesto que cuando la inversión en tecnologías de la información no se realiza tomando en cuenta la diferencia estratégica de la empresa, no sólo es perjudicial sino que además, da lugar a fuertes inversiones adicionales para remediar la situación y tratar de lograr los resultados deseados.