Si no estás familiarizado con el mundo del software empresarial, a lo mejor aún no eres consciente del significado del ERP y sus aplicaciones en un negocio. De hecho, es posible que tu PYME tenga un programa de gestión ERP instalado sin que realmente sepas qué tipo de software es, y lo ves como una mera herramienta para gestionar la administración de un negocio, y no una solución para ganar tiempo en tu empresa.

Un ERP va mucho más allá de la administración de una empresa. Se trata de una solución que puede ayudarte en multitud de áreas: gestión financiera, compras, ventas, almacén, contabilidad, atención al cliente… Si desconoces todo el alcance que puede tener un software ERP en tu negocio, entonces quizás no estás aprovechando todos sus beneficios y te estás conformando con una herramienta limitada y poco eficiente.

Tareas manuales que te quitan tiempo en tu PYME

Desde un punto de vista práctico, lo que la mayoría de empresas necesitan para administrar su negocio es un sistema de gestión de inventario, donde puedan controlar las unidades de las que disponen, que además esté conectado con su TPV, de manera que puedan tener los datos automatizados y no tener que actualizarlos manualmente.

Hay empresas que no pueden atender a sus correos electrónicos con prontitud. O que toman decisiones de compra erróneas y no tienen una visión clara del negocio. Y la razón siempre suele ser la misma: en tu empresa estáis muy ocupados en desarrollar tareas manualmente, lo que os quita tiempo para poder ofrecer un buen servicio al cliente, o mejorar vuestro proyecto a nivel estratégico.

Esto tiene una fácil solución: automatizar más para tener más tiempo. La automatización no es sinónimo de un trabajo lleno de errores, sino todo lo contrario. Los humanos nos equivocamos más que las máquinas cuando se trata de hacer cálculos.

En el siguiente apartado veremos algunos ejemplos de cómo te ayuda un ERP a mejorar la gestión.

Ejemplos de uso de un ERP en una empresa

Vamos a ver 3 ejemplos prácticos de cómo un ERP ayuda a tu empresa a ganar tiempo:

Cada tres meses tienes que presentar el modelo trimestral del IVA. Eso implica hacer un cálculo de todas las bases imponibles de los últimos tres meses. A veces puede que vendas productos que tienen un IVA del 21%, y otros que tengan el IVA reducido del 10% o el súper reducido del 4%.

Todo este proceso ya no tendrías que hacerlo, porque las facturas se autogenerarían en tu programa cada vez que hay una transacción. Los modelos calcularían automáticamente lo que debe ir en la casilla correspondiente, basándose en los datos de facturación de tu empresa. Los modelos del IVA e IS se rellenarían automáticamente y podrías conectar con la AEAT en unos pocos clics para hacer la declaración.

Las empresas necesitan que los recibos bancarios de cobros y pagos coincidan con sus facturas de ingresos y gastos. Cuando se ha producido una situación de impago, o los gastos que declaramos no se corresponden con lo que hay en la cuenta bancaria de tu empresa, pueden existir problemas.

Esto conlleva realizar una gran cantidad de trabajo, comprobando manualmente todos los extractos de tus cuentas bancarias, con el gran riesgo y lo fácil que resulta cometer errores. También podrías ahorrar tiempo en esto con un ERP que haga la conciliación bancaria automáticamente.

Analizar un negocio puede ser muy complejo. Pero no puedes arriesgarte a tomar decisiones de compra si no tienes datos. Muchas veces las decisiones de compra las tienes que tomar muy rápidamente, porque el producto se agota, los clientes te lo piden y tú no puedes servir.

Un ERP te ayudaría a tomar decisiones de compra rápidas, estableciendo stocks mínimos que permitan prevenir situaciones de rotura de stock, y evitando los problemas administrativos que pueden acabar con que estés ocupado en tareas poco productivas.