El Programa de Libros Electrónicos (PLE) se trata de un aplicativo que ha desarrollado la SUNAT y que se instala en la computadora del contribuyente permitiendo la generación de los Libros Electrónicos. Cuenta para ello con las siguientes funcionalidades:
- Validar la información de cada libro generada en formato txt y Enviar a la SUNAT la declaración informativa denominada «Resumen»;
- Verificar: Esta opción sirva para verificar si los archivos txt, son los remitidos a la SUNAT, y por lo tanto son los Libros y/o Registros generados, por los cuales se le generó la Constancia de Recepción respectiva.
- Historial, donde se muestra una consulta de los libros generados.
- Visor: A través de esta opción puede ver las Constancias de Recepción generadas.
Igualmente, al estar conectado a Internet, se actualiza automáticamente cualquier nueva versión que esté disponible.
Todo contribuyente que quiera o deba llevar su contabilidad de forma electrónica y que disponga de una aplicación o software contable puede utilizar este sistema, tenga en cuenta por tanto que el PLE no es un software de contabilidad, sino que se trata de un sistema de validación de su información en txt y que le permite generar su libro de forma electrónica.
Acerca de la función «Validar»
1.- Los pasos a seguir por el contribuyente para llevar a cabo la validación de sus libros electrónicos serán los siguientes:
El contribuyente generará utilizando el PLE los libros y registros señalados en el Anexo N° 1 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias, que esté obligado a llevar de acuerdo a su régimen. Para ello obtendrá, de sus propios sistemas informáticos, la información en archivos de texto de cada libro y/o registro, con los nombres que se detallan en el Anexo N° 2 y en número archivos de texto necesarios por cada libro electrónico.
2.- Para validar los archivos de texto, el contribuyente podrá utilizar el PLE: El PLE en su opción de Validar, permitirá seleccionar archivos, que tengan los nombres definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha autenticado, agregándolos a la lista de Libros a validar:
En «Modo de Prueba»: Ingresando sólo la información de su RUC, o En «Modo Interactivo», para lo cual se deben ingresar los siguientes datos:
- RUC
- Usuario
- Clave SOL
3.- El PLE en su opción de Validar, permitirá seleccionar archivos, que tengan los nombres definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha autenticado, agregándolos a la lista de Libros a validar.
4.- Cuando el contribuyente considere que la lista de archivos de Libros está completa, procederá a seleccionar el botón validar. El programa le irá informando el porcentaje de avance de las validaciones de los libros
5.- Concluido el proceso de validar, se mostrará una pantalla con los resultados de las validaciones, indicando el estado, los cuales pueden ser:
- Sin Errores – Reporte de Información Consistente.
- Con Errores – Reporte de Información Inconsistente.
Para ambos casos se obtendrán constancias contenidas en un archivo PDF, el cual puede ser guardado, impreso y/o enviado por correo electrónico.
El Reporte de Información Inconsistente le proporcionará un detalle de todos los errores detectados por el PLE durante la validación, señalándole la ubicación del error dentro del archivo de texto.
Reporte de información consistente
Cuando se obtiene dicho reporte, ello quiere decir que su archivo en formato txt que contiene la información de su Libro Electrónico ha cumplido con las validaciones que ejecuta el PLE y se encuentra en condiciones para generar el Resumen del mismo para ser enviado a la SUNAT.
Debe tener presente que algunos Libros Electrónicos están conformados por más de un archivo de texto, como es el caso del Libro Caja y Bancos que cuenta con dos archivos de texto, siendo necesario para poder enviar el Resumen de este libro que ambos archivos de texto que lo conforman tengan información consistente y ser seleccionados en forma simultánea al momento de enviar el Resumen del mismo a la SUNAT, a través de la opción correspondiente del PLE.
Asimismo, tenga también presente que sólo se podrá enviar el Resumen de un Libro Electrónico si el periodo al cual corresponde la información del mismo esté finalizado y solo en una única oportunidad.
A continuación se presenta un ejemplo del Reporte de Información Consistente de un Libro de Caja y Bancos donde se puede apreciar los “Totales de control” que sirve realizar la validación de las cifras más relevantes del archivo de formato texto como son por ejemplo la cantidad de filas validas, la cantidad de filas por cada “estado” y algunas sumatorias de columnas.
