En un entorno hipercompetitivo, caracterizado por fuertes cambios producidos por las oportunidades que ofrece el desarrollo tecnológico, la mejora y adaptación de los procesos de gestión unido al desarrollo de un sistema de toma de decisiones basado en datos reales (no en opiniones ni intuiciones), son los dos caminos más efectivos para competir.
La mejora de la productividad es un concepto totalmente asociado al software de gestión empresarial. Pero, en muchas ocasiones, no se explican con claridad los ejemplos acerca de esta mejora. Conocerlos es imprescindible para entender las diversas ventajas que aporta una solución ERP al conjunto de la organización.
Antes de entrar a ver cómo un sistema ERP nos puede ayudar a mejorar la productividad, es bueno repasar sus funcionalidades básicas para contextualizar mejor los casos que indicaremos. En este sentido, recordemos que un ERP suele contar siempre con las siguientes funcionalidades básicas:
- Contabilidad y finanzas: cuenta con funcionalidades relacionadas con la elaboración de libros de cuentas, balances o conciliación bancaria.
- Compras y ventas: en esta función se engloba todo lo relacionado con pedidos de proveedores, así como gestión de clientes.
- Recursos humanos: engloba todo lo perteneciente al personal.
- Gestión de proyectos: se almacenan todos los datos asociados a un proyecto concreto.
- Producción y almacenes: trazabilidades, stock o costes de elaboración son elementos que se encuentran en esta función.
- Funcionalidades del sector: se trata de elementos asociados a un sector concreto en el que trabaja la empresa.
- Casos de mejora de la productividad con un programa ERP
A continuación, vamos a indicar algunos de los casos habituales en los que se observa una mejora evidente de la productividad gracias al uso de un sistema ERP.
1. Contabilidad actualizada
Se trata de uno de los principales puntos donde se demuestra la eficiencia del sistema. Los asientos contables se realizan y procesan al momento, esto permite tener una visión totalmente actualizada de los flujos de caja y de los resultados. Conocer la tesorería disponible en tiempo real permite a la compañía ajustar de forma ágil cualquier desviación no deseada con tiempo de anticipación.
Además, el 95 % de los registros contables se realizan de manera automática a partir de los procesos de gestión correspondientes, lo que supone liberar recursos humanos en tareas repetitivas y evitar errores. De esta forma, se puede destinar más tiempo a otras actividades que suponen un mayor valor para la empresa como el control del gasto, etc…
2.- Reducción de pérdidas en el almacén
Los almacenes suelen ser una de las asignaturas pendientes para las empresas; materias primas que se estropean, productos terminados que no tienen salida o, simplemente, elementos que deberían estar pero no aparecen. La tecnología puede ser una buena aliada para mejorar todos los procesos de gestión relacionados con el almacén, ya que están sujetos a una gran cantidad de variables difíciles de contemplar al margen de un sistema informático.
La gestión integrada con los departamentos de compra y ventas permite optimizar la compra de material y la producción de los diversos productos. Contar con un almacén inteligente ayuda a dar salida a los elementos en el orden que se desee establecer (FIFO, LIFO, NIFO...), conectados con sistemas que aseguren el registro de todos los movimientos de materiales de una forma ágil y segura.
3. Eficiencia en rutas de reparto
Las rutas de reparto son el eslabón último del sistema de distribución al destino final. Existen múltiples factores que afectan a su eficiencia como es el tráfico, secuencias de entregas, etc. La tecnología basada en la geolocalización junto a los dispositivos móviles ha permitido diseñar nuevos proceso de gestión apoyándose en datos que hasta hace poco tiempo no existían.
Los sistemas pensados para optimizar estos procesos buscan la mejor manera de llevar a cabo los envíos con éxito, ahorrando tiempo y recursos
Además, nos permite compartir con los clientes información que les puede aportar valor, como es el caso de que un cliente pueda visualizar el estado de entrega de un pedido en cada momento y la estimación de la hora de entrega. Esto supone una apertura del ERP hacia el exterior, una práctica cada vez más extendida en ciertos sectores.
4. Gestión de personal
Las personas son uno de los activos más importantes de las empresas.
La gestión de personal tiene una fuerte carga administrativa que se puede automatizar para calcular las nominas y los demás requerimientos legales. De esta manera podemos reducir mucho tiempo en la realización de tareas repetitivas y evitar errores, lo que mejora la satisfacción de los trabajadores.
A titulo de ejemplo, la posibilidad de dar entrada a los empleados al portal de recursos humanos, elimina el papeleo y permite a los empleados gestionar sus peticiones de forma ágil. Además, mejora su nivel de información porque puede acceder a información útil como el calendario laboral, así como los turnos de manera cómoda, práctica e interactiva. Reducir la burocracia para este tipo de solicitudes permite suprimir el tiempo empleado en ellas y mejorar la satisfacción del empleado.
La posibilidad de liberar de tareas repetitivas al personal del departamento, nos permite poder dedicar más tiempo a otras actividades tendentes motivar a los trabajadores y retener el talento, aspectos que aportan mayor valor a las empresas.
5. Mejora la integración y coordinación de procesos.
Un sistema integrado de información y gestión como es un ERP, permite que todo el personal que gestiona la empresa comparta y utilice los mismos datos, evitando de esta manera lo que se llaman “islas de información”, cuyos efectos en las empresas son probadamente negativos.
Contar con un sistema que conecte todas las áreas impide que se den ciertos errores. Un sistema integrado, siempre va a permitir una mejor coordinación entre todas las partes implicadas, lo que supone mejorar la eficiencia, mejorar la comunicación interna y reducir los errores.
6. Visión global
El objetivo final de cualquier sistema de información debería ser la mejora del conocimiento organizacional tanto para el desarrollo de procesos operativos como en el caso de procesos estratégicos. Para ello es importante basar el proceso de toma de decisiones en datos de calidad que permitan elaborar información de valor necesaria para mejorar el conocimiento de las personas.
El diseño de los sistemas ERP permiten la creación de datos de calidad a partir de la ejecución de procesos integrados, lo cual permite establecer la relación entre los distintos datos originados entre áreas de gestión diferentes, lo que nos permite entender mejor su comportamiento.
La generación de informes en entornos BI permite mejorar la productividad de los directivos de la empresa, esto se debe a que cuentan con acceso a información dinámica para poder adaptarla a sus necesidades especificas de análisis y así afrontar decisiones importantes de forma ágil.
