Lo primero, como hemos comentado anteriormente, un software ERP no es suficiente para facilitar el apoyo de todas las actividades que requiere competir en condiciones eficaces, pero si que es la base sobre la que podemos desarrollar nuestras herramientas de apoyo a nuestra dirección y gestión. Por este motivo, es muy importante que un sistema de gestión como este, se relacione eficientemente con otras herramientas complementarias a efectos de completar todos los requerimientos que implica desarrollar las competencias que mejoren tu competitividad. Para ello, deberemos exigir que nuestro sistema ERP cumpla algunos de los siguientes requisitos:
Que tenga un diseño adecuado para la integración con otros softwares a través de procedimientos estandarizados en el mercado, y en base a las buenas prácticas establecidas por el sector.
En caso de que el sistema no cuente con una fácil integración con otros softwares, es importante que tenga un desarrollo modular que permita abarcar las funcionalidades complementarias que se requieren en la gestión. De esta manera las empresas podrán ampliar sus funcionalidades a través de la adquisidor de nuevos modelos desarrollados en el entorno de trabajo del propio sistema ERP.
Los beneficios más importantes de trabajar con un software de este tipo se manifiestan principalmente en:
La mejora en el sistema de toma de decisiones, ya que por el diseño de propio sistema (una única base de datos, unicidad de registro, etc…), se garantiza la integridad de los datos internos de la empresa referidos al desarrollo de los procesos de gestión compartidos entre los diferentes departamentos, lo que permite, además, clasificar los datos de acuerdo con sus relaciones organizativas. De esta manera, a partir del análisis de los datos, conseguimos mejorar el conocimiento sobre lo que ha pasado dentro de la empresa de forma objetiva, pero no tenemos la información del mercado y del entorno, por lo que constituye una herramienta necesaria pero no suficiente, que deberemos completar con otras herramientas complementarias para obtener información completa, como veremos más adelante.
Permite la optimización de procesos empresariales, automatizando actividades complejas que requieren la participación de distintas áreas de la empresa. Esta automatización se consigue con la estandarización en los procesos de gestión. De esta forma, como cualquier proceso de estandarización, suele producirse una mejora de la eficacia y la eliminación de ineficiencias que no aportan valor al negocio, mejorando por tanto también la eficiencia. Para ello, el software debe estar en consonancia con la necesidad de flexibilidad que requiere la empresa, lo que supone que tenga un alto grado de adaptabilidad a los procesos críticos de gestión.
Permite reducir la inversión en recursos de actividades de apoyo cuando crece la actividad principal. Precisamente, la automatización de procesos y la integración de todas las áreas operativas, permite administrar el sistema de gestión ante situaciones de incremento de la actividad principal sin que tenga un repercusión directa en los recursos administrativos que los gestiona, lo que permite una reducción de los gastos de estructura generales. De esta manera, se consigue una mejora de la productividad general de la empresa, lo que mejora al margen de beneficio para el nivel de actividad objetivo.
Mejora de nuestro compromiso con el cliente, ya que este tipo de software está diseñado para facilitar la ejecución de los procesos a lo largo de la cadena de valor de la empresa, cuyo último eslabón son las las relaciones de intercambio con los clientes y los servicios posventa. De esta manera, todo lo que suponga facilitar y agilizar dichos procesos, redundará en una mejora en la fase final que es la relación con los clientes.
