Es importante que, si tu empresa se encuentra realizando la implementación de este tipo de software, verifiques que se mantenga el contacto de manera efectiva entre las diferentes partes que deben tomar lugar. Más aún en los casos en donde existe desinformación sobre el tema, pues el equipo en general puede percibir un panorama incierto. Asimismo, porque el proyecto demandará la inversión de tiempo, esfuerzo y la colaboración de quienes forman parte de la empresa. Sin embargo, cuando se logra realizar la implementación con éxito son muchos los beneficios que recibe la organización, por ejemplo: Procesos más óptimos, operar con las mejores prácticas, administración integral, eliminación del retrabajo, mejor información para la toma de decisiones, entre otros más.

Por ello, en esta ocasión en Genesys ERP, te compartimos cuáles son las diferentes vías de comunicación que deben existir durante la implementación de un sistema ERP en las organizaciones.

Es importante que durante el tiempo de planificación del proyecto se pueda coincidir sobre los alcances del software ERP, los recursos humanos, económicos y materiales que se destinarán por parte de la empresa  en la implementación. La comunicación con los directivos es importante ya que mediante esa relación se podrá recurrir a recursos adicionales si en caso se llegará a necesitar para el proyecto de manera que no existan retrasos o impedimentos para cumplir con el proyecto.

Así también el equipo interno, representado por el líder de proyecto, debe estar en comunicación con la alta dirección de la empresa, principalmente durante la planificación del proyecto para poder coincidir sobre los alcances del software ERP y los recursos tanto humanos, económicos y materiales que habrán de destinarse por parte de la empresa a la implementación. Asimismo, se debe informar oportunamente a los directivos en caso de requerir de recursos adicionales para para el proyecto, de manera que no existan impedimentos o retrasos para cumplir con el proyecto.

Por su parte la dirección general también debe mantener contacto con el equipo interno para conocer el estatus de la implementación y dar seguimiento puntual en cada fase. Esto es importante porque envía el mensaje al resto de la organización de que el proyecto es relevante y benéfico para la operación de la empresa.  

Dentro del equipo interno de implementación.

Es importante recalcar que el líder del proyecto tiene una responsabilidad comunicativa  continua con los líderes de cada área y éstos a su vez con el personal de sus respectivos departamentos optimizando los procesos mediante la información y el apoyo necesario. Así mismo se debe de conservar una comunicación con el administrador del sistema para verificar el buen funcionamiento  del software buscando siempre una mejorar continua tanto con la empresa que ha adquirido la solución  con el proveedor.

La relación y comunicación entre el equipo interno, especialmente por parte del gerente del proyecto y consultor ERP  es de suma importancia  para el éxito y buen desarrollo desde el inicio de la implementación definiendo claramente  los alcances del proyecto y durante la misma  llevando  una documentación y seguimiento de cada etapa del proceso verificando  las entregas las entregas conforme a lo planeado.

La participación de la dirección general de la empresa  es necesaria siempre y cuando  un conflicto se presente durante el transcurso   de la implementación entre la empresa y el proveedor de software ERP.Asi mismo, la dirección podrá solicitar información sobre algunos temas específicos del proyecto siendo el consultor especializado,  la persona más indicada para presentarlos.

 Dentro de la organización

Es importante al momento de asumir la incorporación e implementación de un ERP en la compañía comunicar y mitigar la preocupación o temerosidad  de los empleados antes los cambios por venir. Por ello es necesario que desde el inicio del proyecto se informe en general a todos sobre éste en base a los cambios que habrán de tener en sus áreas de trabajo y las funciones , beneficios que llegarán a obtener de manera personal y en la organización. De la misma manera, uno de los puntos donde se involucra los empleados es en la capacitación  que recibir es en  comunicar al equipo interno de implementación o dirección general las dudas o inquietudes sobre el proyecto ERP  y los cambios que esto implica.

Recuerda que el éxito en la implementación de tu proyecto ERP se basa en gran medida en la buena comunicación que exista entre las diferentes partes involucradas pero también en saber elegir una buena herramienta para tu organización. Genesys ERP,   es el ERP para empresas en crecimiento, te ofrece todo lo tu empresa necesita para lograr los objetivos de negocio e incrementar la rentabilidad por medio de la integración de la información y la optimización de procesos.